１.档案是人类历史的记忆中枢。档案可以维护历史的真实面貌，可以将往复不断的历史现象真实的记录下来。
２.档案具有一定的凭证作用。从档案自身的物质体态上看，保留了当事人的历史真迹。如亲笔手稿、录音及影像等。
３.档案具有参考作用。如借鉴之前保存的建筑设计资料，完善现有的建筑设计。
４.档案是智慧的源泉。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的历史和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析扬长避短制定发展方向的好教材。
《档案法》是由国家制定，并以国家强制力保证其实施的调整档案社会关系的行为规范的总和，是管理我国档案事业的法律依据；《档案法》是保护档案财富、开发档案资源的有效武器；《档案法》是公民、法人及其他各种组织从事档案事务的行为准则；档案法是公民维护档案权利、履行档案义务的法律保障。
立档单位易发生的档案违法行为有哪些？
(1)不建档。这种行为容易发生在那些严重缺乏档案意识和法制观念的领导人所在、所辖的单位。
(2)不归档。这种违法行为多发生在档案管理混乱的单位，容易发生在重要的专业和职能部门及与文件产生有关的人员中。
(3)违反安全保管制度造成档案损失。这种违法行为多发生在档案保管条件差、主管领导或档案人员责任心差的单位。
(4)擅自销毁或不按规定程序销毁档案。这种行为多发生在档案管理不严的单位及其内设机构。
《机关档案工作条例》第十八条规定：机关销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁册上签字。
《机关档案工作条例》第十九条规定：机关的档案库房应该坚固，并力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。
查询档案有那些规定：
《档案法》规定：档案一般应当自形成之日起满三十年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年。
来源：吴忠市档案局